御宿台区自治会（以下「当会」という）は、当会の目的である自治会活動において取り扱う個人情報の保護が当会にとって重要な責務であることを認識し、本方針を制定し、全関係者に周知徹底すると共に、確実に実行します。
- 個人情報保護方針の目的
個人情報保護のため、本指針を策定し、全関係者に周知徹底すると共に、これを実施し、維持し、改善し、個人情報の安全性及び信頼性の確保に努めます。 - 個人情報の取扱いについて
当会は、自治会活動に利用する個人情報について、業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立すると共に、個人情報保護法および自治会諸規約に従い、適切かつ慎重に取り扱います。
1) 個人情報の取得について
個人情報を取得する際は、利用目的を明確に定めて本人に通知又は公表し、その目的の達成に必要な限度において適法かつ公正な手段を用います。
また、本人より直接書面で個人情報を取得する場合は、利用目的を予め明示し、本人の同意を得るものとします。
2) 個人情報の利用について
個人情報の利用は、本人に明示、通知又は公表した利用目的の範囲内で行います。また、当会では目的外利用を行わないための措置を講じます。
目的外利用の必要性が生じた場合は、法令により許される場合を除き、その利用について本人の同意を得るものとします。
当会では、個人情報を以下の目的で利用させていただきます。
■自治会構成員（御宿台区の全建物所有者及び全住民）・区役員・運営委員（ブロック長）・副ブロック長・班長の個人情報（氏名・住所・電話番号・メールアドレス）の利用目的
・自治会構成員台帳その他の名簿の作成・管理
・年次総会の開催通知・報告
・自治会費の請求・収納
・イベントその他の自治会企画の案内
・自治会報誌「御宿台区ニュース」の取材・編集・公開（ウェブサイト掲載を含む）
・官公庁・関係団体からの回覧受託
・自主防災防犯会との連携
・上記に関する各種連絡、印刷物の戸別配布又は郵送
・ホームページの運営その他の広報
・諸規約に定められた各種手続の受理、履行及び管理
・官公庁・関係団体への届出・報告
・非常時の緊急連絡
・その他、自治会規約に定める目的の達成に必要な活動
3) 個人情報の外部委託について
当会は、本人に明示、通知又は公表した利用目的の範囲内で、個人情報を取り扱う業務を外部委託する場合があります。
委託先に対しては、契約等で個人情報の取扱いに関する事項を定め、個人情報の安全管理について必要かつ適切な監督を行います。
4) 第三者提供について
当会は、以下のいずれかの場合、当会で取り扱う個人情報を2.2)記載の利用目的で第三者に提供することがあります。
・(株)西武リアルティソリューションズとの共同利用（氏名・住所・電話番号）
・御宿台区自主防災防犯会との共同利用（氏名・住所・電話番号）
・御宿台フィールドクラブとの共同利用（氏名・住所・電話番号）
・本人の同意があるとき
・法令により必要と判断されたとき
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
5) 個人情報の開示・訂正・利用停止等について
本人の個人情報の開示・訂正・利用停止等（以下「開示等」という）を希望される場合は、当会の下記担当者までご連絡ください。ご本人であることを確認した上で回答いたします。
開示等請求のお申し出をされる場合、下記の請求書をダウンロードして必要書類を添付の上、下記あてご郵送にてご請求ください。
個人情報管理責任者・中島克巳
ご郵送先 千葉県夷隅郡御宿町御宿台４９番地 御宿台集会所内 御宿台区自治会
- 個人情報保護に関する法令・国が定める指針その他の規範の遵守について
当会は、確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の保護に関する法令及び国が定める指針、その他の規範、行政機関等が定めた個人情報保護に関する条例・規範・ガイドライン等を遵守します。 - 安全管理措置について
当会は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、保有する個人情報のアップデート、利用する必要がない個人情報の消去に努め、個人情報データベースにアクセスできる関係者を限定するとともに情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等の予防に努めます。 - ご意見及びご質問への対応について
当会に対するご意見、本方針に関するご質問等がございましたら、氏名、住所、返信用メールアドレス（メールでのお問い合わせの場合）、及びお問い合わせの内容を明記の上、当会の下記担当者まで電子メールまたは郵送にてお送りください。
当会は、お問い合わせをされた方の個人情報を、当会から回答させていただく目的でのみ利用いたします。
個人情報管理責任者・中島克巳
ご郵送 千葉県夷隅郡御宿町御宿台４９番地 御宿台集会所内 御宿台区自治会
ＦＡＸ ０３－５５５０－５２４７（番号のおかけ間違いにご注意ください）
メール http://お問い合せ - 個人情報保護方針の公開について
本方針は、当会の ウェブ サイト（http://onjukudai.wpx.jp/）で当会内外に公開するほか、必要に応じて他のメディアでも公開することがあります。
制定年月日：２０２１年９月５日
改定年月日：２０２１年１２月５日
改定年月日：２０２２年４月３日
御宿台区自治会 会長 福田 延隆